Z dniem 1 stycznia 2012r. rejestracja prowadzących działalność gospodarczą odbywa się wyłącznie w sieci. Finalizowany jest tym samym proces budowania i wprowadzania elektronicznego rejestru dostępnego przez Internet. Projekt wkroczył w końcową fazę realizacji z dniem 1 lipca 2011 od którego to funkcjonowanie rozpoczęła Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (dalej: „CEIDG”).

Zasadniczą zmianą jest utrata statusu „organów ewidencyjnych” przez gminy, które dotychczas zobowiązane były do prowadzenia ewidencji. 1 stycznia 2012 zakończył się okres przejściowy, w którym to miało nastąpić przeniesienie danych z ewidencji gmin do CEIDG.

Po zmianach, osoba chcąca rozpocząć działalność powinna złożyć wniosek o wpis do CEIDG, wypełniając elektroniczny formularz dostępny na domenach www.ceidg.gov.pl lub BIP Ministerstwa Gospodarki. Wniosek jest zwolniony od opłat.

Po złożeniu wniosku, system generuje potwierdzenie złożenia wniosku lub informacje o błędach, które należy poprawić, wysyłane automatycznie do wnioskodawcy na adres poczty elektronicznej wskazany w formularzu.

Jak podpisać wniosek elektronicznie?

Formularz musi zostać oczywiście podpisany. Rozwiązania są dwa: opatrzenie elektronicznym podpisem (który kosztuje i to czasami nie mało), bądź skorzystanie z instytucji bezpłatnego zaufanego profilu. Z powodu kosztów i stosunkowo niewielkiego rozpowszechnienia korzystania z elektronicznego podpisu, rozwiązanie to z pewnością nie będzie najpowszechniej wybieranym. Przyszli przedsiębiorcy chcący skorzystać z bezpłatnego zaufanego profilu, muszą niestety udać się osobiście do urzędu gminy aby go uzyskać po potwierdzeniu tożsamości.

W chwili obecnej podpis elektroniczny jest usługą odpłatną, tzn. trzeba go po prostu zakupić. Podmioty oferujące tą usługę – według rejestru prowadzonego przez Ministerstwo Gospodarki – to: Krajowa Izba Rozliczeniowa, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych, Unizeto Technologies,  MobiCert, Enigma S.O.I. Zasady gospodarki wolnorynkowej powodują, iż koszty takiej usługi są zróżnicowane. Oczywiście rolę odgrywają przede wszystkim ważność podpisu i rodzaj urządzenia do jego składania.   

Bezpłatnym, choć wymagającym poświęcenia czasu, jest wspomniany tzw. profil zaufany. Stanowi on odpowiednik podpisu elektronicznego, gdyż jest on weryfikowany za pomocą certyfikatu kwalifikowanego. Aby go jednak uzyskać, należy osobiście udać się do urzędu gminy celem weryfikacji tożsamości. Wizytę należy poprzedzić zalogowaniem na platformie ePUAP i wypełnieniem wniosku o założenie profilu.

Czy jesteśmy skazani tylko na sieć?

Poza możliwością złożenia wniosku on-line, można również wydrukować wypełniony on-line wniosek i złożyć go osobiście w gminie. Dopuszczalne jest również pobranie i wypełnienie wniosku w tradycyjnej papierowej formie i – analogicznie – złożenie go w gminie. Wysłanie wypełnionego wniosku do gminy drogą pocztową – listem poleconym – również jest jedną z możliwości, jednakże w tej sytuacji podpis wnioskodawcy musi być potwierdzony notarialnie. W sytuacjach określonych w niniejszym ustępie gmina dokonuje wprowadzenia danych do systemu elektronicznego.

Wraz z wnioskiem należy złożyć oświadczenie – pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia– iż w stosunku do wnioskodawcy nie zostały orzeczone zakazy.

Pod warunkiem poprawnie złożonego wniosku, wpis do CEIDG powinniśmy uzyskać z chwilą wprowadzenia danych do systemu, jednakże nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu wniosku. Zmiany danych można wnosić w terminie 7 dni liczonych od dnia złożenia wniosku.

W zależności od formy w jakiej złożymy wniosek będzie zależała droga jego uzupełnienia ewentualnie poprawienia zmian. W przypadku wniosku składanego on-line, system niezwłocznie poinformuje o błędach. W przypadku złożenia wniosku w urzędzie gminy, organ wezwie do jego uzupełnienia lub korekty w terminie 7 dni roboczych.

Kiedy zaczynamy działalność?

Podjąć działalność co do zasady można zatem w dniu złożenia wniosku, jednakże dopuszczalne jest określenie innej daty rozpoczęcia działalności.

Jedno okienko czy kilka wycieczek po urzędach?

Warto zaznaczyć, iż NIP wnioskodawcy stanowi numer identyfikacyjny w bazie CEIDG. Tym samym z chwilą rozpoczęcia działalności gospodarczej NIP osoby fizycznej staje się NIP nowego przedsiębiorcy.

Wnioskodawca w wniosku o wpis do CEIDG musi ponadto zażądać: wpisu bądź zmiany wpisu do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON); zgłoszenia płatnika składek (albo jego zmiany) w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, bądź kontynuowania ubezpieczenia społecznego rolników stosownie do właściwych regulacji; przyjęcia oświadczenia o wyborze formy opodatkowania – podatek dochodowy od osób fizycznych,  karta podatkowa, VAT (do wniosku można dołączyć zgłoszenie rejestracyjne lub aktualizacyjne).  

Zmiany nie wprowadzają żadnej rewolucji w zakresie tzw. reglamentacji działalności gospodarczej, czyli wymóg uzyskania koncesji, zezwoleń lub licencji w określonych dziedzinach pozostał bez zmian.

autor: Kancelaria Prawna Skarbiec